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31. Juli 2015
DataOne Blog

Realisierung des Vier-Augen-Prinzips bei mobilen Datenerfassungen

Bei der mobilen Erfassung von Daten können leicht Fehler passieren, die bei der Synchronisation in das zugehörige Backend-System negative Auswirkungen haben können. Um dies zu vermeiden, möchten Unternehmen vor der Buchung ins Backend, mobil erfasste Informationen noch einmal prüfen lassen. Ein Lösungsansatz hierzu wird im Folgenden anhand einer mobilen Inventarisierungssoftware für Anlagegüter beispielhaft aufgezeigt.


Ausgangslage

Will man die aktuellen Daten für die Anlagegüter eines Unternehmens erfassen, so empfiehlt sich hier die Umsetzung mittels einer mobilen Software, da die Anlagegüter in einem Unternehmen meist weit verteilt sind und eine Erfassung auf ausgedruckten Listen den Nachteil hat, dass die Daten nochmals manuell in das Backendsystem übertragen werden müssen. Ein Vorteil der papierbasierten Lösung liegt jedoch darin, dass derjenige, der die Angaben ins System übernehmen will, nochmal eine Sichtkontrolle der erfassten Daten vornehmen kann, um Fehler zu vermeiden. Im Umfeld von Anlagegütern kann ein solcher Fehler nämlich gravierende Auswirkungen haben: Falsche Daten können dazu führen, dass die Anlagenbuchhaltung im Backend-System automatisch angepasst wird und somit die Bilanz eines Unternehmens verfälscht werden kann.
Um aufzuzeigen, wie ein solches Vier-Augen-Prinzip verwirklicht werden kann, wird im Folgenden der Verbuchungsprozess der mobilen Inventarisierungssoftware von Data One beschrieben, bei dem als mobiles Framework die Movilizer-Plattform und als Backend-System SAP zum Einsatz kommt.

Lösungsansatz für Vier-Augen-Prinzip

Anhand von Inventarisierungsaufträgen werden Aufträge an die mobilen User verteilt. In diesen Aufträgen sind die im System verfügbaren Informationen als Standardwerte hinterlegt. Sobald die User die Daten erfasst haben, werden sie ins Backend-System zurücksynchronisiert. Statt aber die Systemdaten nun blind zu überschreiben, werden die zurückgemeldeten Ergebnisse in einer separaten Tabelle abgelegt, die den identischen Aufbau wie die Tabelle mit den Systemdaten aufweist. Dadurch ist es möglich, die Systemdaten und die erfassten Daten einander gegenüber zu stellen:
 Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 7
Hierbei symbolisiert ein grüner Haken, dass die Daten übereinstimmen und sich somit keine Änderung ergeben hat. Das rote X zeigt jedoch an, dass die Systemdaten und die erfassten Daten voneinander abweichen. Diese Fälle sind für uns interessanter, da nur durch Änderungen Fehler ins SAP-System übernommen werden könnten.
Ein Prüfer muss sich in diesem Fall also vor allem auf die Datenvergleiche konzentrieren, die mit einem roten X gekennzeichnet sind. Er hat dann folgende Möglichkeiten:
  • Der Button „Nachprüfung“ bewirkt, dass ein neuer Inventarisierungsauftrag für das Anlagegut erzeugt wird. Weiterhin öffnen sich zwei Zusatzfelder, um den Prüfer und das gewünschte Prüfungsdatum eingeben zu können. Nach einem Klick auf „Nachprüfung starten“ wird der Auftrag dem zugewiesenen Prüfer zur Synchronisation bereitgestellt.

Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 2

  • Er kann die Daten durch Betätigen der Schaltfläche „Übernehmen“ ins SAP-System zurückschreiben.

Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 3

Dadurch ist der Verbuchungsprozess dann abgeschlossen und die Daten im SAP werden aktualisiert.

Dieser Blogeintrag sollte eine Umsetzungsmöglichkeit des Vier-Augen-Prinzips bei der Erfassung mobiler Daten aufzeigen, was anhand einer mobilen Inventarisierungslösung beschrieben wurde.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!


While mobile data recording, it could happen that small errors cause big negative consequences when synchronizing the data to the relating backend systems. In order to avoid this, companies want to check the mobile recorded information before they are transferred to the backend. But how can such a four-eye principle be realized? In the following, an approach to solving this problem is described with the help of a mobile inventarization software for fixed assets.

Initial position

If you want to record the current data for the fixed assets of a company, it is recommend to use a mobile software as the fixed assets of a company are mostly wide spread and a paper based acquisition has the disadvantage that the data must be transferred manually into the backend system. One advantage of printed lists is that the person who enters the information into the system can do a visual control of them to prevent wrong entries. In the area of fixed assets, such an error can have a grave impact: wrong data can cause an automatic modification of the whole asset accounting and can falsify the company’s balance sheet.

To show how a four-eyes principle can be realized, I will describe in the following the recording process of the mobile inventarization software of Data One, which uses Movilizer as a mobile framework and SAP as backend system.

Approach for a four-eye principle

Based on inventarization orders, mobile users receive orders. In these orders, the information stored in the system are set as default values. As soon as the user has recorded the data, they are synchronized to the backend-system. Instead that the system data are now overwritten blindly, the results of the order are stored in a separate database table which has the identical structure as the system table. Therefore, it is possible to compare the system data and the recorded data:

 

Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 4
Hereby, the green hook indicates that the data are identical, so no change is discovered. The red X however symbolizes that the system data and the recorded data diverge. These cases are more interesting for us as only changes could cause errors in the SAP system.
A checker must concentrate on the data comparisons which are marked with a red X. He has the following possibilities to proceed:
  • The button “Re-Check” effects that a new inventorization order is created for the fixed asset. Moreover, two additional fields are displayed to enter the new assignee and the new check date. After clicking on “Start Re-Check”, the order is provided for synchronization.

Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 5

  • He can transfer the data to the SAP system by clicking the button „Accept“.

Realisierung des Vier Augen Prinzips bei mobilen Datenerfassungen 6

This completes the recording process and the data are updated in SAP.
This blog entry should show an approach to realize a four-eye principle while recording mobile data what was described with the help of a mobile inventarization software.
In case of questions, don’t hesitate to contact me!

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