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1. Juli 2016

Office 365: Projektmanagement und Business Intelligence in der Cloud

Microsoft baut das Portfolio der Cloud-Dienste ganz nach dem Motto „Mobile first, Cloud first“ ständig weiter aus, so ist im Office 365 mittlerweile sogar Projekt- und Portfoliomanagement mit Project Online möglich.


Hat man im Office 365 einen SharePoint Online, welcher einzeln oder als Bestandteil der Pakete Business Essentials, Business Premium, E1, E3 oder E5 gemietet werden kann, so besteht die Möglichkeit eine Site Collection einzurichten, die die Funktionalitäten von Project Online bereitstellt. Wer den Project Server 2013 kennt wird sich dort schnell zurechtfinden, da die Unterschiede zur OnPremise-Variante des Projektmanagement-Tools minimal sind.

Project Online ermöglicht nicht nur das zentrale Ablegen von Projektplänen, sondern bietet noch einige weitere Funktionen, die Projektmanagement in einer anderen Dimension ermöglichen und somit schnell deutliche Mehrwerte gegenüber der Arbeit mit einem einzelnen lokalen Project-Client erzeugen.

Ein ganz entscheidender Vorteil dieses Tools ist beispielsweise ein zentraler Ressourcenpool. Bei der Anlage eines neuen Projekts wird aus einem Ressourcenpool, der z. B. alle Mitarbeiter eines Teams oder sogar einer gesamten Organisation enthält, ein Projektteam zusammengestellt. Bei der Erstellung des Projektplans in einem neuen Projekt stehen dann die Ressourcen aus dem Projektteam bei der Zuweisung von Tasks an einzelne Personen zur Verfügung. Somit ergibt sich bei vielen Projekten sehr schnell ein einheitlicher Überblick über die Auslastung einzelner Ressourcen, wodurch z.B. die Steuerung von Marketing und Sales deutlich präziser gestaltet werden kann. Zudem hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit all seine Aufgaben aus allen Projekten zu sehen und einen Status zu diesen zurückzumelden.

Project BI 01

Ein weiteres sehr nützliches Feature ist eine Projektwebseite, welche zu jedem neuen Projekt oder auch nachträglich angelegt werden kann. Eine solche Seite wird nach einem individuellen Template angelegt und ist eine SharePoint-Website, die aber eng mit dem zugehörigen Projekt in Project Online verknüpft ist. So können auf der Seite z.B. der Projektplan mit der Aufgabenliste synchronisiert oder Listen zum Issue und Risk Management gepflegt werden. Da die Seite grundsätzlich aber von dem eigentlichen Projekt getrennt ist, kann diese Seite auch sehr gut genutzt werden, um mit Partnern, Externen oder Kunden auf dieser Seite in dem Projekt zusammen zu arbeiten. Es können also Dokumente zentral für alle Projektmitglieder zugängig abgelegt, Aufgaben erstellt oder Termine im Kalender gepflegt werden.

Project BI 02

Ein Projekt ist aus Sicht von Microsoft kein kurzzeitiges Event sondern dauert einen längeren Zeitraum an und ist sehr häufig in verschiedene Abschnitte gegliedert, die je Projekt immer wieder gleich sind. In Project Online wird hier von Phasen und Stufen gesprochen: ein Projekt besteht aus einer oder mehreren Phasen und eine Phase wiederum aus einer oder mehreren Stufen. Um nun die Phasen eines Projekts in einen sinnvollen Zusammenhang bringen zu können, können in Project Online sogenannte Workflows definiert werden. Diese sind in der Lage je Stufe bestimmte Aktionen auszuführen und somit den Projektablauf zu strukturieren. Es können durch den Workflow SharePoint-Aufgaben erstellt, Benachrichtigungs-Mails verschickt, Berechnungen durchgeführt oder Projektinformationen gepflegt werden. Erst wenn alle Aktionen einer einzelnen Phase abgeschlossen sind, überführt der Workflow das Projekt in die nächste Phase.

Project BI 03

 

Um nicht nur eine einzige Projektwebseite und einen einzigen Workflow definieren zu können, gibt es in Project Online die Möglichkeit verschiedenen Projektarten anzulegen und je Projektart eine Vorlage für die Projektwebseite, einen spezifischen Workflow und sogar eine Projektplanvorlage zu wählen. Dadurch haben interne Projekte z.B. noch weitere Dokumentenbibliotheken und bestimmte Dokumentenvorlagen auf der Projektwebseite während externe Projekte zwei zusätzliche Workflowphasen haben.

Über die Verwaltung und Steuerung von Projekten hinaus ist es durchaus interessant diese Projekte zu analysieren. Auch dafür gibt es mittlerweile ein Tool aus dem Hause Microsoft, welches PowerBI heißt. Dieses ermöglicht das Erstellen von Berichten und Dashboards für eine Vielzahl an Datenquellen. Neben Dateien wie Excel-Arbeitsmappen oder CSV-Dateien können verschiedene Datenbanken, Azure Services und eine große Menge an weiteren Online Services ausgewertet werden und das sogar in Kombination miteinander. Einer dieser auswertbaren Online Services ist Project Online. Um diesen Service auszuwerten muss lediglich die URL zu der SharePoint Online Site Collection angegeben werden, auf der die Project Online Funktionalitäten aktiviert wurde. Sobald dies geschehen ist wird die Verbindung zu Project Online hergestellt und automatisch ein Dashboard mit verschiedenen vordefinierten Berichten erstellt, welche die Daten des verknüpften Project Online direkt auswerten.

Project BI 04

 

Neben diesem automatisch generierten Dashboard ist es aber auch möglich dieses zu erweitern. Hierfür reicht in vielen Fällen die Weboberfläche von PowerBI, vereinzelt ist aber auch die Desktopanwendung „PowerBI Desktop“ notwendig, welche kostenlos verfügbar ist. Es können z.B. in der Datenbasis weitere Daten hinzugefügt, neue Berichte erstellt oder neue Dashboards gestaltet werden. Dies ist intuitiv und in wenigen Schritten möglich. Durch Auswählen verschiedener Tabellen aus der Datenbasis, dem sogenannten Dataset, können diese in beliebigen Visualisierungen in Berichten angezeigt werden. Aus diesen Berichten können dann einzelne Diagramme auf ein Dashboard gepinnt werden. Mit einem Klick auf dieses Diagramm gelangt ein Benutzer, der das Dashboard nachher betrachtet in den zugehörigen Bericht, um diesem weitere Details zu entnehmen.

Sind diese fertiggestellt, so können die Dashboards automatisiert aktualisiert und auch anderen Personen innerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Dadurch kann mit einfachen Mitteln ein effizientes Projektcontrolling geschaffen werden, sofern Project Online entsprechend konfiguriert ist.

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