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3. August 2016
DataOne Blog

Elektronische Signaturen erweitern Möglichkeiten zur automatisierten Dokumentenerstellung mit Nintex Workflow

Die Verwendung elektronischer Signaturen kann Geschäftsprozesse enorm beschleunigen. Nintex Workflow unterstützt jetzt Adobe Sign. Ich stelle die neue Aktivität kurz vor.


Die Verwendung elektronischer Signaturen kann Geschäftsprozesse enorm beschleunigen. Ein typisches Beispiel ist die Erzeugung von Verträgen aus einer standardisierten Vorlage. Bis alle Beteiligten die Möglichkeiten hatten, das Dokument physisch zu unterzeichnen, vergehen nicht selten Tagen oder gar Wochen.

Nintex Workflow für Office 365 stellt mit „Adobe Sign“ eine neue Workflow-Aktivität zur Verfügung. Mit deren Hilfe lässt sich die umfassende Online-Plattform von Adobe rund um elektronische Signaturen in eigene Geschäftsprozesse integrieren.

AdobeSignAction

Die Aktivität „Adobe Sign“ steht allen Anwendern von Nintex Workflow für Office 365 ab sofort kostenlos in der Toolbox zur Erstellung von Workflows zur Verfügung. Zur Nutzung der elektronischen Signaturen von Adobe ist jedoch ein separater (kostenpflichtiger) Vertrag mit Adobe erforderlich.

Weitere Hintergründe sowie eine ausführlich bebilderte Anleitung zur Verwendung der „Adobe Sign“-Aktivität liefert ein ausführlicher Beitrag im Nintex Tech Blog.

Adobe Sign als ideale Ergänzung zur Aktivität „Document Generation“

Durch die Automatisierung des Prozesses ergibt sich weiteres Potential, Qualität und Durchlaufzeit durch die intelligente Nutzung von Office 365 und Nintex Workflow zu optimieren. Die Dokumentenvorlage verbleibt in Office 365, gesichert vor dem Zugriff durch Endanwender. Die Workflow-Aktivität „Document Generation“ erzeugt daraus einen fertigen Vertrag. Die notwendigen Daten kommen z.B. aus einem mit Nintex Forms erstellten Formular.

Die vollautomatisierte Erzeugung der Vertragsdokumente aus einer zentral verwalteten Vorlage…

  • … stellt sicher, dass Mitarbeiter stets die aktuellste Vorlage benutzen statt einer ggf. veralteten  lokalen Kopie
  • … vermeidet doppelte Arbeit und Übertragungsfehler beim Befüllen der Vertragsvorlage
  • … hindert übermotivierte Mitarbeiter daran, manuelle Änderungen an den Verträgen vornehmen

Alles Cloud oder was?

Nintex geht konsequent den Weg, Innovationen zunächst in den Lösungen für Office 365 bereitzustellen. Wie ich aus Gesprächen mit Kunden und Interessenten weiß, ist gerade in Deutschland das Thema SharePoint jedoch noch stark „On-Premise“-lastig. Ich freue mich über Ihre Kommentare: Weist Nintex den Anwendern in Deutschland hartnäckig den rechten Weg in die Cloud – oder werden die Anforderungen des lokalen Markts schlichtweg ignoriert?

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