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28. Februar 2018
Projektarbeit 4.0

Wenn’s mal wieder heiß her geht – Collaborativ Working

Viele von uns kennen ihn, keiner von uns mag ihn. Der Stress eines Abgabetermins.  Je näher eine Frist, das Ende eines Meilensteins oder die Projektabnahme rückt, desto mehr Hektik verbreitet sich im Team. Meistens sind es die unbeliebten Dinge wie Dokumentation, die über das operative Tagesgeschäft beiseite gelegt werden und dann von allen einen Tag vor Abgabe gleichzeitig abgearbeitet werden. Blockierter Zugriff auf Dateien, zahllose lokal gespeicherte Arbeitskopien und überschriebene Änderungen sind oft die Folge.


 

Dank Microsoft Office 365 sind diese Zeiten jetzt vorbei! Die Microsoft Office 365 Produktivitätswerkzeuge ermöglichen das gleichzeitige Arbeiten an einer Datei – und sorgen so für wesentlich weniger Stress in der Zusammenarbeit.

 

Sobald Dokumente in einem Office 365 Dienst wie OneDrive 4 Business, SharePoint Online oder Microsoft Teams gespeichert werden, können diese gemeinsam bearbeitet werden. Ab dann gibt es keine gesperrten Dokumente mehr, sondern jeder Bearbeiter wird im Office Programm in der oberen rechten Ecke angezeigt. Das funktioniert nicht nur in den Office Online Diensten, sondern auch in der klassischen Office Installation.  Mit Word, Excel, PowerPoint und OneNote unterstützen die gängigsten Office Programme diese Funktion. Der Cursor jedes Bearbeiters wird im Dokument angezeigt, so dass man jederzeit nachvollziehen kann, wo die Kollegen gerade ihre Änderungen einfügen.

Natürlich gibt es ein paar Regeln zu beachten. So kann in Excel zum Beispiel nicht gleichzeitig in der gleichen Zelle gearbeitet werden oder in Word im gleichen Abschnitt. Diese Regeln stellen allerdings keine große Einschränkung im Arbeiten dar und sind darüber hinaus für den Benutzer durch entsprechende Hinweise voll transparent.  Natürlich kann man sich an der Stelle die Frage stellen, welche Änderung am Dokument bei speichern übernommen wird. Die Antwort darauf ist ganz einfach – man kann gar nicht mehr speichern. Sobald man gemeinsam an Dokumenten arbeitet, werden diese lediglich „synchronisiert“. Alle Änderungen von jedem werden also direkt in das Dokument überführt und bei allen Bearbeitern angezeigt. Jeder, der bisher ungewollte Änderungen einfach durch schließen des Dokumenten verworfen hat, ist hiermit offiziell gewarnt…

Insgesamt gewöhnt man sich sehr schnell an diese Art der Zusammenarbeit in Dokumenten und weiß den Produktivitätsgewinn durchaus schnell zu schätzen. Auch mir hat diese Funktion in meiner Projektarbeit bei so mancher Abgabefrist den Tag gerettet. Und sollten Sie Kollegen haben, die dennoch aus alter Gewohnheit ihre Arbeitsdateien lokal speichern und beim Hochladen die Änderungen der anderen überschreiben; ärgern sie sich nicht, eine Versionierung gibt es in Office 365 ja schon lange!

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