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Grenzenlose Zusammenarbeit mit Office 365

Grenzenlose Zusammenarbeit mit Office 365

Selten hört die Zusammenarbeit an der Eingangstür des eigenen Unternehmens auf. Egal ob Kunde, Lieferant, Partner oder Agentur; häufig ist man in seiner täglichen Arbeit in Kontakt mit Ansprechpartnern außerhalb des eigenen Unternehmen – mit Office 365 kein Problem.

Natürlich möchte man auch in der Zusammenarbeit mit Externen nicht auf all die Annehmlichkeiten eines modernen Arbeitsplatzes und der modernen Projektarbeit verzichten. Das muss man auch nicht, denn mit Microsoft Office 365 ist eine Zusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinweg möglich!

Das beginnt bereits mit dem Teilen einzelner Dokumente aus OneDrive for Business. Statt eine bestimmte Version einer Datei als Kopie per Email zu vervielfältigen, wird ganz einfach ein Link auf die Datei geteilt. Über den Link kann man die Datei entweder lesen oder auch bearbeiten – diese Einstellung nimmt der Besitzer der Datei beim Versenden vor. Auch kann der Besitzer beim Versenden der Datei auswählen, ob die Empfänger die Datei anonym, also ohne zusätzliches Anmelden an Office 365, öffnen kann oder sich dafür mit einem Microsoft Konto anmelden muss. Ein solches Microsoft Konto kann das Office 365 Konto des Empfängers sein oder auch ein kostenloses Microsoft Konto ohne Office 365. Das Ganze lässt sich bequem aus Outlook heraus steuern, wo eine kleine Wolke am Anhang anzeigt, dass ein Link geteilt wird und keine Kopie versendet.

So haben die Empfänger im Zugriff auf die aktuellste Datei und arbeiten nicht an lokalen Kopien. Auch müssen große Dateien auf diesem Weg nicht als Anhang in Emails versendet werden.

Aber was, wenn die Zusammenarbeit über das Teilen vereinzelter Dokumente hinaus geht? Auch hier hat man in Office 365 tolle Möglichkeiten, ganze Arbeitsräume mit Gästen zu teilen. Solche Arbeitsräume lassen sich mit Microsoft Teams schnell und einfach einrichten. Externe lassen sich ganz einfach über die Emailadresse als Mitglied in einen Arbeitsraum aufnehmen, anonym kann man hier jedoch nicht mitarbeiten. Sobald ein solcher Arbeitsraum zur Verfügung steht, hat man alle Möglichkeiten des Onlinedienstes zur Verfügung:

  • Ein moderner Cloudspeicher ermöglicht die Ablage und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten
  • Eine Unterhaltung ist Kern eines jeden Teams, der als Gruppenchat die Kommunikation im Team beschleunigt und nachhaltig und transparent vorhält
  • Private Chats lösen WhatsApp erfolgreich ab
  • Webmeetings mit Video lassen sich direkt aus dem Onlinedienst starten
  • Mobil lassen sich alle Funktionen über eine Handyapp nutzen
  • Viele weitere Apps wie die Aufgabenverwaltung „Planner“ oder Notizbücher lassen sich einfach einbinden

Einen moderneren Arbeitsraum für die digitale Zusammenarbeit kann man sich heute kaum wünschen. Mitglieder und Gäste eines solchen Arbeitsraums können allerdings immer auf alle Funktionen und Inhalte zugreifen, eine erweiterte Verwaltung von Berechtigungen ist nicht vorgesehen.

Sollen nur Teile eines Arbeitsraums an Gäste freigegeben werden, bietet sich eine Projektseite mit Microsoft SharePoint an. SharePoint hat wesentlich komplexere Möglichkeiten bei der Gestaltung von Arbeitsräumen und daher kann man mit SharePoint auch eigene Benutzergruppen anlegen und Berechtigungen vergeben. Wenn man den Bedarf hat ist das super, ansonsten haben es die Benutzer in Microsoft Teams meistens einfacher.

Wie man sieht hat man in Microsoft Office 365 heute wirklich die Möglichkeit zur grenzenlosen Zusammenarbeit. Egal ob einzelne Dokumente, Ordner oder ganze Arbeitsräume; all das kann mit Gästen geteilt werden. Es gibt also keinen Grund, die Unternehmensgrenzen in der Zusammenarbeit einzureißen. Nicht mal Lizenzen können als Ausrede herhalten, denn Gäste muss man nicht lizenzieren.

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