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Keine Angst vorm großen, bösen Wolf – Einführung von SAP SuccessFactors mit glücklichem Ende

Keine Angst vorm großen, bösen Wolf – Einführung von SAP SuccessFactors mit glücklichem Ende

In Märchen lieben wir „Happy Ends“, im wahren Leben auch. Und auch wenn die Auswahl eines Personalmanagementsystems weder sonderlich romantisch noch von Moral geprägt ist, sollte doch auch diese Entscheidung ein gutes Ende nehmen. Lars Joeckel, Experte für Digitalisierung im Personalmanagement, im Interview über die Vorurteile der Personalmanagementlösung SAP SuccessFactors.

Im Gespräch mit Interessenten, Kunden und auch im Dialog mit Communities und Netzwerken sind im Zuge von HR-Digitalisierungsstrategien und der damit verbundenen Auswahl eines Personalmanagements immer noch große Unsicherheiten zu spüren. Setzt man auf große Lösungsanbieter oder nimmt man eher spezialisierte Nischenprodukte? Haben wir intern überhaupt die Kapazitäten solch ein Projekt zu stemmen oder sind wir damit überfordert? Ist das ein Projekt der IT oder der HR-Abteilung?

Fragen die Lars Joeckel, Experte für HR-IT-Strategieberatung, nur sehr gut kennt – und das nicht nur in seiner heutigen Rolle als Beratungsleiter bei Data One und Lehrbeauftragter für eHR an der Hochschule für Technik und Wirtschaft im Saarland. Auch in der Zeit, in der er als Personalmanager für Unternehmen wie Villeroy & Boch in den Bereichen Personalentwicklung und Mitarbeiterakademie tätig war, haben ihn und seine Kollegen viele solcher Fragen beschäftigt.

Lars Joeckel vertraut bei der Auswahl einer Personalmanagementlösung auf SAP SuccessFactors. „Zu groß“, „zu mächtig“, „zu teuer“ sind allerdings Vorurteile, die Kunden in Erstgesprächen oftmals äußern. Für mich Grund genug, um mich mit Lars zum Thema „Auswahl einer Personalmanagementlösung“ zu unterhalten und ihm die Möglichkeit zu geben, die Angst vorm „großen, bösen Wolf“ SAP zu nehmen.

 

Lars, du bist als Berater und innerhalb deines Netzwerks nicht nur in vielen deutschen Unternehmen unterwegs, sondern auch mit vielen Personalleitern in aktivem Austausch. Wenn du den deutschen Mittelstand betrachtest, welche typischen Fehler werden im Zuge der Auswahl von Personalmanagementlösungen heute immer noch gemacht?

Oft hat man einen Bereich in dem man akuten Handlungsbedarf hat (z.B. Learning oder Recruiting) und sucht nur auf die schnelle eine Lösung für ein einzelnes Problem. So hat man dann oft eine weitere „Insellösung“ und keine gesamtheitliche HR-Lösung implementiert. Auch hat man dann immer wieder Aufwand mit vielen verschiedenen Partnern und Ansprechpartnern der Lösungen und in der Summe zwar ein Problem gelöst, der administrative Aufwand ist aber oft sogar noch höher als vorher. Ebenfalls stellen wir oft fest, dass man zu sehr an den „alten“ eigenen Prozessen festhängt und versucht diese „auf Biegen und Brechen“ aufwendig in einer Lösung abzubilden, als auf die dort vorhandenen Standards zurückzugreifen.

Aus deiner Erfahrung heraus, wie sollten Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategie im Bereich HR angehen?

Die Ausgangslage sollte hier für Firmen immer die eigene HR Strategie sein und ein klares Bild, wo die strategischen Herausforderungen im HR liegen. Darauf basierend sollte dann auch eine HR-IT Strategie erarbeitet werden, in der man die zukünftige HR-IT Landschaft definieren kann, die dann auch wunderbar zum Soll-Ist-Abgleich mit der aktuellen genutzt werden kann. Oft zeigt sich hierbei, dass eine sehr heterogene Systemlandschaft im HR vorliegt, bei der ein Mix aus Eigenentwicklungen oder Insellösungen vorherrscht, der wenige bis keine Schnittstellen der Systeme bietet und ein Stammdatensystem, welches die Daten für die Personalabrechnung vorhält.

Der Kunde hat heute viel mehr Wahlmöglichkeiten und Angebote, die „richtige“ Lösung für sich und sein Unternehmen zu finden. Egal ob On-Premise oder Cloud,  die Angebote auf dem Markt sind vielfältig – von einer Eigenentwicklung über eine Insellösung bis hin zur HR- Komplettlösung. Wichtig bei der Auswahl ist, dass man ein Produkt wählt, das einen weiteren modularen Ausbau analog der HR/IT Strategie zulässt und möglichst nur auf einer Datenbasis aufgebaut ist, um hier zukünftig eine Talentmanagementlösung mit möglichst wenigen Schnittstellen zu haben. Auch ist auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit zu achten, so dass die Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand die Lösung schnell und einfach bedienen können. Mit einer modernen Talentmanagementlösung im Rahmen einer ganzheitlichen Talentmanagementstrategie kann man auch sehr gut die Arbeitgeberattraktivität erhöhen und sich mit einem professionellen internen und externen Erscheinungsbild vom Wettbewerb um Talente abheben.

Ob dieser vielen Möglichkeiten spüren wir immer wieder Unsicherheiten im Mittelstand. Was ist das richtige Produkt für mich, welche Lösung ist zukunftssicher, wie hoch ist die Investition in eine neue Lösung. Darüber hinaus sehen wir bei bisherige Mittelstandskunden vor allem einen großen Bedarf an modernen und zukunftsfähigen Talentmanagementlösungen, modernem Recruiting und hoher, durchgängiger Datenqualität in allen Bereichen. Hier kann dann eine Lösung wie z.B. SAP SuccessFactors, besonders im Mittelstand, durch eine durchgängig konzipierte Komplettlösung viele Vorteile mitbringen.

Du hast jetzt SAP SuccessFactors als Lösung ins Spiel gebracht. Was sagst du zu dem Vorurteil, dass SAP-Lösungen für den Mittelstand zu groß sind?

Meist beruht diese Annahme bei den HR/IT Verantwortlichen auf früheren Erfahrungen mit langwierigen und komplexen, oft auch sehr teuren HCM On-Premise Projekten. Doch da gab es in den letzten Jahren viel Bewegung am Markt. Ich habe durch meine Tätigkeit in Personalabteilungen viele Lösungen mit jeglichen Vor- und Nachteilen kennen gelernt. Für SAP SuccessFactors sprechen für mich jedoch insbesondere fünf Gründe:

Erstens, warum das Rad neu erfinden, wenn es dies schon längst gibt? SAP SuccessFactors liefert Best-Practises bereits mit und erleichtert damit die Implementierung. So kann der Kunde hier z.B. auf Kompetenzbibliotheken, Job Profil Katalogen wie auch Zielbibliotheken zugreifen und diese ganz oder teilweise nutzen bzw. diese mit den bisherigen firmeneigenen abgleichen und ergänzen. Da diese auch oft im Zuge eines solchen Projekts sowieso erarbeitet bzw. überarbeitet werden, hat man hier einen großen Nutzen, dieser von SAP zur Verfügung gestellten Daten.

Ein weiterer Vorteil für einen mittelständischen Kunden ist, dass die Softwarelösung mit dem steigendem Bedarf des Unternehmens mitwachsen kann. Es ist hier möglich, mit einem einzelnen Modul zu starten. Ein Beispiel: der Kunde benötigt heute dringend eine Lösung für den Bereich Recruiting, dann können wir dieses Modul losgelöst einführen. Wächst der Bedarf, z.B. für ein durchgängiges Talentmanagement, können wir nach und nach andere Module (wie z.B. Ziel- und Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung- und Entwicklung, Compensation oder Learning) ergänzen. Hierbei ist auch Flexibilität hinsichtlich einer Anbindung und Nutzung eines Personalstammdaten Systems gegeben. Eine Anbindung an ein bisheriges System wie z.B. SAP HCM On-Premise ist hier genauso möglich wie die Nutzung von SAP SuccessFactors Employee Central.

Dritter und für mich wichtiger Punkt: was man vielleicht im ersten Moment nicht von einer Cloud Lösung erwartet ist, dass diese durchaus etliche individuelle Anpassungs- und individuelle Erweiterungsmöglichkeiten für die Kunden bietet. Dies kann aber Segen und/oder Fluch zugleich sein, da man hier einiges an Flexibilität hat, idealerweise aber immer möglichst nah am Standard der Lösung bleiben sollte. Wenn ein Standardprozess bei Hunderten von Kunden weltweit passt, warum dann nicht auch in einem deutschen Mittelstandsunternehmen? Ansonsten sehen wir oft in Projekten, dass diese, je mehr Anpassungen erfolgen, Projektzeit- und kosten deutlich steigen und auch im späteren Betrieb der Lösung höhere Aufwände entstehen.

Viertens, speziell für Geschäftsführer und Personalverantwortliche bringt eine moderne HR-Lösung vielfältige Vorteile, die sie bisher oft nur aus dem Finanzcontrolling kennen. Echtzeitblick in den Status der Zielerreichung mit frühzeitigen Korrekturmöglichkeiten, Transparenz in der Mitarbeiterentwicklung, Analysemöglichkeiten von Fluktuation und Talentsuche über verschiedene Bereiche hinweg sind nur einige Punkte, die es ermöglichen das Unternehmen wirklich zu steuern und auch im HR gezielt Einfluss auf eine positive Zukunftsgestaltung nehmen zu können.

Letzter Punkt und da wird sich jeder CFO freuen 🙂 Eine Implementierung der SuccessFactors Lösung ist immer eine Zeit- und Budget Investition für den Kunden, die oftmals schwer zu greifen ist. Wie viel kostet mich die Implementierung, wie lange dauert diese, wie viel Zeit müssen die internen Projektmitarbeiter aufwenden? Viele Unsicherheiten und Risiken spielen hier immer wieder mit. Um hier speziell Mittelstandskunden ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauen bieten zu können hat die SAP gemeinsam mit ihren Partnern Pakete für die einzelnen Module entwickelt. Diese bieten neben einem klar definierten Funktionsumfang der Implementierung auch konkrete Projekt- und Zeitpläne, sowie einen klar definierten Kostenrahmen. Auch wir bei Data One bieten beispielsweise solche Pakete für die Bereiche Ziel- und Leistungsmanagement, Recruiting und Onboarding an. Das Feedback unserer Kunden auf diese Festpreispakete ist bisher durchweg positiv.

 

Lars, der Markt in diesem Bereich ist sehr schnelllebig. Dein Fazit, wenn du auf die letzten zwei Jahre schaust und wo geht die Reise deiner Meinung nach in den kommenden zwei Jahren hin?

Speziell in den letzten zwei Jahren hat die Nachfrage nach modernen HR-Lösungen stark zugenommen und viele Kunden handeln in diesem Bereich, um hier moderner zu werden und zukunftssicherer aufgestellt zu sein. Oftmals sind es noch die größeren Firmen und DAX Unternehmen die hier Projekte begonnen haben, doch nach und nach folgen auch immer mehr Firmen aus dem deutschen Mittelstand. Wir konnten hier in der Vergangenheit schon etliche Kunden bei der Ausarbeitung einer HR/IT Strategie begleiten. Der Handlungsbedarf bei Digitalisierung der HR-Prozesse in den Unternehmen wird aus meiner Sicht hier aber noch weiter zunehmen, da hier auch strategische Aussagen der SAP wie das Wartungsende vom klassischen SAP HCM 2025 und der kompletten Talentmanagement-Strategie in SAP SuccessFactors eine große Rolle spielen. Jedenfalls spüren wir im Team, aber auch andere SAP-Partner, mit denen ich mich unterhalte, einen großen Trend hin zu diesen modernen Lösungen und eine steig wachsende Nachfrage, die sich auch in den aktuellen Quartalszahlen der SAP hinsichtlich Cloud Geschäft deutlich ablesen lassen.

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