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RPA im Controlling: Automatisiertes E-Mail-Management

RPA im Controlling: Automatisiertes E-Mail-Management

Robotic Process Automation (RPA) – ist die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese Lösungen sind in allen Branchen und Unternehmensbereichen einsetzbar, da sie einfach skalierbar und prozessunabhängig sind.  

Der folgende Beitrag beschreibt das konkrete Anwendungsszenario „E-Mail-Management“ eines RPA Bots im Bereich Controlling. Im Bezug auf die Controlling Abteilung lässt sich leicht vergegenwärtigen, wie viele Reporting-Dateien täglich, teilweise auch mehrmals nach Anpassungen von Korrekturen, im E-Mail-Postfach zuständiger Personen landen. Alleine das Sortieren und Selektieren von Mails nimmt hier einen beachtlichen Arbeitsaufwand in Anspruch. 

Aufbauend auf diesem Szenario wird in diesem Artikel – Schritt für Schritt – die Konfiguration eines RPA-Roboters illustriert. Von dem Verbinden des E-Mail-Kontos, über die Selektion und Extrahierung von Mails über die Speicherung der Anhänge bis hin zum Löschen irrelevanter Dateien wird hier alles genau beschrieben und mithilfe von Screenshots im Tool „Nintex RPA“ visualisiert. 

Nun die zentralen Aufgaben für den virtuellen Kollegen: 

  1. Die Aufgaben des Bots in diesem Szenario beziehen sich darauf, dass zunächst alle aktuellen Mails gefiltert und nach dem Eingangsdatum sortiert werden sollen. So können die zuerst eingehenden Dateien vorweg bearbeitet werden. Im Falle, dass Dateien korrigiert und erneut eingereicht werden, können diese ebenfalls überarbeitet werden. Außerdem werden alle Anhänge aus den Nachrichten zentral an einem Wunschort platziert.
  2. Der Bot durchsucht diese Sammlung von Dokumenten und soll im nächsten Schritt alle irrelevanten Excel-Dateien löschen. Hierzu bekommt der digitale Kollege Schlüsselwörter anhand derer er die Dateiennamen überprüfen und gegebenenfalls löschen kann.

Einführung in das Szenario „Automatisierung im Mail-Management 

Betrachtet wird nun das Szenario im Hinblick auf die Konfiguration des digitalen Bots und wie die Bearbeitungsaufgaben mit der Einstellung der Bot-Logik harmonisiert werden. Dabei sollte beachtet werden, dass es sich hier um standardisierte Arbeitsregeln handeln muss. 

Insbesondere Controlling- & Reportingprozesse haben klare Strukturen in ihrer Bearbeitungsweise und dies sind optimale Voraussetzungen, wenn eine RPA-Technologie eingesetzt werden soll. Software-Bots imitieren nämlich lediglich die menschliche Interaktion mit der Benutzeroberfläche einzelner Anwendungen. Sie können so Routineaufgaben übernehmen und es eigenen sich alle repetitiven, regelbasierten und manuellen Prozesse zur Automatisierung.  

Anders als bei einer anderen Automatisierungs-Technologie, wie Workflowautomatisierung, sind für den Bot die einzelnen Arbeitsschritte so granular wie möglich notwendig, weil die Business-Logik mit der Bot-Logik verschmelzen muss. Das ist ein essenzielles Kriterium für das Funktionieren und der Arbeitsqualität des Bots. 

Zugriff auf das E-Mail-Konto 

Zunächst werden dem RPA-Kollegen Basisinformationen zum Arbeiten mitgegeben. Konkret sind das in diesem Fall die Login-Daten zum Mail-Konto und die Verknüpfung dieses Kontos. 

Im ersten Schritt werden die Anmeldedaten (Credential) für den Login angelegt. Hierzu sind die vollständige Mail-Adresse und das Passwort nötig. 

Im nächsten Schritt wird das E-Mail-Konto hinzugefügt und für das Empfangen und Senden die IMAP- und SMTP-Server mit den Portnummern konfiguriert. Die Portnummern können je E-Mail-Provider abweichen. Hier geht es um eine Exchange-User. Um zu testen, ob die Verknüpfung erfolgreich war, kann auf „Test Settings“ geklickt werden. Achtung: Bei einem Exchange RPA User Konto sollte beachtet werden, dass der User keine Multi-Factor-Authentification (MFA) besitzt. Dies verhindert das Senden und Empfangen von Mails durch den RPA-Bot. 

Der Bot durchsucht diese Sammlung von Dokumenten und soll im nächsten Schritt alle irrelevanten Excel-Dateien löschen. Hierzu bekommt der digitale Kollege Schlüsselwörter anhand derer er die Dateiennamen überprüfen und gegebenenfalls löschen kann.

 

Exkurs: Bedeutung von Listen 

Der Roboter erstellt eine Liste mit allen Dateianhängen für seine eigene Wissensbasis. Mithilfe von Loops kann der Bot die Anzahl seiner Durchläufe entsprechend der vorhandenen Dateien anpassen. Das bedeutet, in der Konfiguration des Loops kann die Liste der Anhänge angegeben werdensodass der Bot seine Bearbeitung so oft durchführt, wie die Anzahl der Dokumente es erlaubt. Nach weiteren Bearbeitungen der Anhangsliste wird dieser jedes Mal aktualisiert. 

Extrahieren der Mails und Speichern der Anhänge nach dem älteren Eingangsdatum 

In diesem Fallbeispiel soll der Bot nicht immer alle Mails extrahieren, sondern nur die neu eintreffenden und ungelesenen Mails. Kein Problem, denn diese Anforderung wird in der Get E-Mail-Aktion als Filteroption mitgegeben. 

Des Weiteren sollen auch die älteren Mails/Anhänge immer zuerst bearbeitet werden. Hierzu hat der Bot ein Sortier-Werkzeug, in dem er die Mails nach dem Eingangsdatum sortiert. 

Alle Anhänge sollen zentral an einem Ort gespeichert werden. Um die extrahierten Mails zu durchlaufen, wird hier die Aktion „Loop EMail verwendetInnerhalb des Loops speichert der Bot jede Dateianlage in der Mail mit „Save Attachment“, wobei der Speicherort in dieser Aktion definiert wird. Schließlich werden die bearbeiteten E-Mails auf gelesen gesetzt, um weitere, ungelesene Mails zu bearbeiten. 

 

Löschen der irrelevanten Anhänge

Zu Beginn werden die extrahierten Dateien mit „Create List“ als Liste in die Wissensbasis des RPA-Bots aufgenommen. Als Rahmen (Zeile 11-15) ist eine Schleife im Einsatz, um die gesamte Bearbeitung für alle Dateien zu ermöglichen. Das bedeutet die Befehle „If“ und „Delete File“ innerhalb der Schleife werden für jede Datei ausgeführt. Im nächsten Schritt kommen die Prüfkriterien im If-Befehl zum Einsatz. Neben den relevanten Anhängen werden von Kollegen auch irrelevante Anhänge versendet. Was passiert mit diesen Anhängen?

  • Alle Anhänge im zentralen Ordner, die die vorgegebenen Schlüsselwörter („AB“, „CDE“ und „EF“) nicht im Dateinamen besitzen, werden gelöscht.* 
  • Als letzte Aktion aktualisiert der Bot die Anhangsliste in seiner eigenen Wissensbasis, sodass nur die relevanten Dateien vorhanden sind.
  • Als Ergebnis hat der Roboter nun hunderte von Anhängen in Sekunden durchsucht und die große Menge wurde auf die nur noch relevanten Dokumente reduziert. Der Bot könnte nun mit der Bearbeitung der einzelnen Dateien starten, wo er weitere Routineaktivitäten übernehmen kann. 

Checkliste 

Hier eine Checkliste als Hilfestellung, was für eine Lösung mit Robotic Process Automation notwendig ist: 

  • Strukturierte und gleichartige Prozesse 
  • repetitive Aufgaben 
  • granulare Anforderungsformulierung 
  • Regelwerk für die Aufgabenbearbeitung 

Fazit

Der RPA-Kollege ist nun bereit für die zukünftigen E-Mail Aufgaben und kann auch für ähnliche Themen in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden. Dieses Szenario eignet sich hervorragend, um zu demonstrieren, wie eine RPA-Lösung für das Mail-Management aussehen kann. In diesem Sinne kann noch einmal betont werden, wie granular der Bot-Kollege arbeiten kann. Er ist in der Lage an einzelnen Kriterien festzuhalten, wie beispielsweise „ältere Anhänge zuerst“ oder nur die „ungelesenen E-Mails“Die Vorteile einer solchen Umsetzung sind, dass enorm viel Arbeit und Zeit gespart wird, der Bot als Pilot für weitere Abteilungen im Unternehmen dient und er darüber hinaus leicht auf Veränderungen anzupassen istBei der Vorstellung, dass jede Fachabteilung einen zentralen RPA-User mit eigenem Postfach hätte, wäre dieses Bot-Szenario mit einer passenden Konfiguration sofort einsetzbarDer Flexibilität und die Skalierbarkeit solch einer Lösung steht demnach nichts im WegeIn einem weiteren Beitrag werden weitere Szenarien zu alternativen Controlling-Aufgaben vorgestellt. Bei Interesse zum allgemeinen Thema Digital Process Automation“ gibt es auch ein Whitepaper mit drei Automatisierungstools. 

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