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Was macht ein Intranet eigentlich zum „Social Intranet“?

Was macht ein Intranet eigentlich zum „Social Intranet“?

Oder auch: Wie kriegen wir das “Social“ ins Intranet? – Auch wenn wir es langsam nicht mehr hören können: Das böse Thema mit C (müssen wir es wirklich noch einmal hinschreiben?) lässt uns nicht mehr los und hat unseren Arbeitsalltag auf den Kopf gestellt.

Während wir früher noch direkt vor der Kaffeemaschine standen und uns über Gott und die Welt unterhalten haben, so ergibt sich im Home Office schon das ein oder andere Mal eine etwas größere Hürde. Nehmen wir einfach den Hörer (oder eher das Headset) in die Hand, um unsere Kolleg:innen anzurufen und zu plaudern? Das machen wohl die Wenigsten. Vielleicht stört man ja. Was bleibt uns also, um uns auszutauschen und auf dem neuesten Stand zu bleiben? Klar, Alternativen wie Microsoft Teams. Aber abseits von Teams, öffnen viele von uns morgens als zweites das Intranet. Ich zumindest. Ich möchte lesen, was im Unternehmen passiert. Gibt es Updates von der Geschäftsführung? Kommen neue Kolleg:innen zu uns? Was gibt’s eigentlich Freitag zu essen, falls ich doch ins Büro gehe? Je mehr wir uns über den Globus (oder wenigstens das Saarland) verteilen und immer mehr Kolleg:innen vollständig remote arbeiten, desto wichtiger erscheint das Intranet. Doch nicht nur die ganz offiziellen Updates interessieren mich: Ich schau direkt anschließend immer wieder gern in den „Social“-Teil unseres Intranets (bei uns in Form von MS Yammer).

Aber was macht ein Intranet eigentlich „Social“? Und wieso finden wir das gut?

Wie bereits erwähnt, bleibt MS Teams für uns das Medium zur „formellen“ Zusammenarbeit. Arbeitsrelevante Themen in Teams gemeinsamen erarbeiten. Ok, Haken dran. Aber wo tausche ich mich über die eher „informellen“ Themen des Lebens und Arbeitens aus? Wie finde ich eine Truppe, die mit mir eine Runde Yoga machen möchte, wenn ich sonst einfach Menschen in der Küche angequatscht habe? Oder wie finde ich Experten für Excel und PowerQueries?

Das Social Intranet mit all seinen Community Funktionen wird für mich mehr und mehr zur digitalen Kaffeeküche. Ohne Interaktion geht nichts mehr. Diese Interaktion findet in einem sozialen Intranet auch nicht mehr nur von der Unternehmenskommunikation oder Geschäftsführung top-down an die Belegschaft statt. Viel mehr passiert vor allem untereinander oder auch „bottom-up“, weil wir viel dynamischer agieren und einfacher auch mal Themen auf dem kurzen Dienstweg platzieren. So können wir als Mitarbeitende selbst zum Teil der Unternehmenskommunikation werden. Voll drin statt nur dabei! Dies schafft einen viel stärkeren Zusammenhalt und löst Silo-Denken zwischen den Abteilungen auf. Hinzu kommt: Wenn ich ein Problem mit Excel habe, poste ich es einfach in unsere O365 Community und es findet sich jemand, der mit mir gemeinsam mein Problem löst. Das geht jetzt sogar fast schneller als früher, als man noch über den Flur gelaufen ist und verzweifelt nach Hilfe gesucht hat…

Aber es gibt auch Herausforderungen

Tatsächlich fällt mir aber immer wieder auf: Es sind häufig die gleichen Namen, die man immer wieder liest und die sich im Social Intranet beteiligen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass nicht jeder Lust hat sich in entsprechenden Communities zu äußern und zu beteiligen. Es gibt nun mal ein paar kleine Herausforderungen, die man auch bei Einführung eines Social Intranets nicht ganz außer Acht lassen sollte. Denn plötzlich kann jeder lesen, was ich da schreibe. Das macht natürlich auch in gewissem Maße „angreifbar“ und schafft bei manchen Menschen entsprechend Hemmungen so offen zu kommunizieren. Hier stellt sich gerade in Einführungsprojekten für Social Intranets die Frage, wie man entsprechend die weniger enthusiastischen User nicht abhängt und ebenso mit einbeziehen kann. Auch strömen die Menschen zu Beginn förmlich in die Communities hinein, aber schlafen dann nach wenigen Wochen ggf. wieder ein. Entsprechende Change Management Maßnahmen in Form von Community Konzepten, Team Challenges und „einfach mal zuhören“ können da bereits Abhilfe schaffen. Um ganz konkrete Beispiele zu nennen: offene Sprechstundeformate, gezielte Bereichsleiter Gespräche, um Veränderungen in kleiner Runde zu besprechen oder regelmäßige Infoveranstaltungen mit anschließender Fragerunde. Social Formate direkt im neuen Intranet können bspw. entsprechende Team Challenges sein, bei denen sich Abteilungen oder Teams zusammentun müssen, um Rätsel oder Aufgaben im neuen Intranet zu lösen und so spielerisch nebenbei das Intranet kennenlernen, neue Funktionen entdecken oder sich mit anderen vernetzen „müssen“, um erfolgreich zu sein.

Wie packen wir’s jetzt an? Wie kriegen wir das „Social“ ins Intranet?

Fragestellungen für einen möglichen (Teil)-Fahrplan für Social Intranet Projekte:

1. Der Fahrplan

  • Erstmal schauen: was wollen wir überhaupt? Wie soll unser Wunschintranet in der Zukunft aussehen? Wieso ist uns das wichtig? (Vision & Reason Why)
  • Was wollen wir damit erreichen? (Unternehmens- und Projektziele)
  • Wie messen wir Erfolg? (Performance Management)

2. Die Umsetzung

  • Was soll es können? Welches System nutzen wir? (Technische Umsetzung, Funktionalitäten)
  • Wie soll es aussehen? Wie machen wir unser Intranet barrierefrei und user-freundlich? (Design, Barrierefreiheit)
  • Wie setzen wir es um und in welchem Zeitrahmen? Wen brauchen wir dafür? (Projektplan + Staffing)
  • Was bedeutet dies für die Belegschaft? Für wen ändert sich was? Wie können sie bei der Veränderung unterstützt werden? (Change Begleitung)
  • Wie kriegen wir den Content von A nach B? Welchen Content braucht es noch? Was ist aktuell? In welchem Zeitrahmen müssen wir umziehen? (Transition und Migration von Inhalten)

3. Der Go Live

  • Wie schaffen wir Aufmerksamkeit für das Projekt/Intranet? (Kommunikations- und Kampagnenplanung) 
  • Für wen ändern sich ggf. Aufgaben und/oder ganze Rollenbezeichnungen? Wie vermitteln wir diese entsprechenden neuen Tätigkeiten oder Funktionalitäten? (Rollen- und entsprechende Trainingskonzepte) 
  • Brauchen wir Richtlinien im neuen Intranet? (Guidelines und IT Governance) 
  • Wie halten wir nach Go Live die Akzeptanz und Interaktion – und erhöhen diese idealerweise noch? (Unterstützungsformate & ggf. Social Challenges)  

… um nur einige Beispiele für mögliche Fragen in dem Kontext zu bieten.

Fazit zum Social Intranet

Alles in Allem wird deutlich: Ohne Intranet geht es schon lange nicht mehr – Ohne Social Intranet bald noch weniger. Ein Social Intranet macht es uns allen möglich, wenigstens digital wieder ein Stückchen näher zu rücken und den Kontakt zu Kolleg:innen auch abseits der Arbeit zu halten oder gar zu verbessern. Gerade in großen Organisationen können Community Funktionen dabei unterstützen sich insgesamt besser zu vernetzen und die richtigen Ansprechpersonen für verschiedenen Themen zu finden. Kommunikation kann von nun an in alle Richtungen funktionieren und so weiterhin den Zusammenhalt stärken. Doch auch die damit einhergehenden Herausforderungen kann man dabei natürlich nicht ignorieren. Diese sollte man in Einführungsprojekten im Hinterkopf behalten und wenigstens ein paar der oben genannten Fragestellungen für sich bzw. das entsprechende Projektteam beantworten können.

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